Hướng dẫn trộn thư nâng cao trong Word (có video)

       Khi sử dụng chức năng Mail Merge (trộn thư, trộn văn bản) trong MS Word để tạo ra các mẫu thư mời hay phiếu báo điểm... mặc định của chương trình là ứng với mỗi một Record dữ liệu nhất định sẽ tạo ra một trang tập tin Main chính trên một trang giấy (A4) tương ứng. Khi đó nếu nội dung của tập tin main chính quá ít bạn sẽ thấy trên trang giấy sẽ còn rất nhiều chỗ trống và nếu bỏ đi thì thật là đáng tiếc, thủ thuật sau sẽ giúp bạn tuỳ biến số lượng mẫu tin in ra sau khi trộn trên tập tin Main chính nhằm để tiết kiệm giấy.

      Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách trộn thư nâng cao trong Word 2007, 2010, 2013 và Word 2003 (hiện vẫn còn khá nhiều người dùng).

    1. Công tác chuẩn bị: Để chộn thư nâng cao (hai hay nhiều thư trên cùng 1 trang giấy), các bạn cần chuẩn bị 2 file word, 1 file có chứa mẫu thư cần trộn, 1 file có chứa bảng danh sách các trường cần trộn vào thư.

    2. Tiến hành:
      a. Gọi công cụ: Bạn mở 1 file word mới và tiến hành gọi công cụ mail meger
      - Với Word 2003: Click vào menu Tool => chọn Letters and Mailings => chọn tiếp Mail Meger
      - Với Word 2007, 2010, 2013: Click thẻ Mailings, click mũi tên dưới Start Mail Meger, chọn Step by step Mail Meger Wizard

     b. Thao tác:
       - Sau khi gọi chức năng mail meger, cột giao tiếp của mail meger sẽ xuất hiện bên phải giao diện của Word, bạn click hộp chọn trước Label rồi click Next: Start document
       - Trong phần Change document layout, click Label option, cửa sổ xuất hiện chọn New Label. Cửa sổ tiếp theo xuất hiện, bạn cài đặt căn lề, số thư trên 1 trang giấy (đây là bước quan trọng của chộn thư nâng cao). Với chú ý:
               + Number across: Số thư muốn trộn theo hàng ngang (trong 1 trang giấy)
               + Number down: Số thư muốn trộn theo hàng dọc (trong 1 trang giấy)
          Đối với việc trộn 2 thư theo hàng dọc trong một trang giấy, các bạn có thể tham khảo các thông số cần điền như sau:

       - Khi nhấn OK, trang word sẽ chia làm các phần mà bạn muốn, bạn dán nội dung thư tất cả các phần.
       - Các bước tiếp theo, các bạn làm tương tự như khi trộn văn bản thông thường, với chú ý khi nhập các trường các bạn cũng nạp giống nhau đối với các thư trong trang. Vì đây là bài viết trôn thư nâng cao nên mình không đi vào chi tiết. Các bạn chưa rõ, có thể xem video hướng dẫn chi tiết bên dưới: